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C, 8. Dienstordnung für Beschäftigte im Pfarrbüro


§ 3 Aufgaben

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Zuletzt geändert zum: 01.01.2019, Beschluss vom 20.06.2018

1Das Berufsbild der Beschäftigten im Pfarrbüro umfasst die im Pfarrbüro anfallenden Verwaltungsaufgaben, die von einfacheren Arbeiten bis hin zu geschäftsführenden Aufgaben reichen können. 2Die im Pfarrbüro anfallenden Verwaltungsarbeiten sind insbesondere:


1.    Parteiverkehr

1.1.    Kontaktaufnahme und Erstkontakt bei seelsorglichen Anliegen,
1.2.    Vermittlung von Besuchern und Hilfe suchenden Personen,
1.3.    Erteilen von Auskünften.

2.    Allgemeine Sekretariatsarbeiten

2.1.     Telefondienst,
2.2.     Schriftverkehr,
2.3.     Bearbeiten des Postein- und -ausgangs,
2.4.     Führen des Terminkalenders:
2.4.1.  Terminabsprachen und Weitergabe von Terminen,
2.4.2.  Erinnerung an Geburtstage und Jubiläen,
2.5.    Führen der Urlaubs- und Krankheitsdatei und Weiterleitung an die übergeordneten kirchlichen Stellen,
2.6.     Einkaufen von Bürobedarf und Geschenken zu besonderen Anlässen im Rahmen der Bevollmächtigung,
2.7.     Botengänge,
2.8.     Entgegennahme und Weiterleitung von Informationen, auch über pfarrliche Vorgänge und Veranstaltungen,
2.9.     Unterstützen der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Verwaltungsaufgaben.

3.    Besondere Sekretariatsarbeiten

3.1.     Pfarrbücher/Matrikelbücher:
3.1.1.  Führen der Pfarrbücher/Matrikelbücher einschließlich des damit verbundenen Schriftverkehrs,
3.1.2.  Vorbereiten von Urkunden und Stammbucheintragungen,
3. 2.    Kirchliches Meldewesen:
3.2.1.  Führen und Pflegen der Pfarrkartei/Pfarrdatei im Rahmen des kirchlichen Meldewesens,
3.2.2.  Auswerten der Meldedaten für pfarrliche Zwecke,
3.3.     Registratur:
3.3.1.  Ablage nach vorgegebenem Aktenplan,
3.3.2.  Mitarbeit bei der Archivierung,
3.3.3.  Erstellung von Statistiken,
3.3.4.  Erstellen und Führen der Inventarverzeichnisse,
3.4.     Informationsdienst:
3.4.1.  Mitarbeit beim Erstellen des Kirchenanzeigers,
3.4.2.  Mitarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit.

4.    Finanzangelegenheiten nach Maßgabe der Ordnung für kirchliche Stiftungen in den bayerischen (Erz-)Diözesen (KiStiftO) und nach Anordnung der zuständigen Kirchenverwaltung und unter Aufsicht des Kirchenpflegers

4.1.     Kassen- und Rechnungsführung,
4.2.   Führen der Buchhaltung der Kirchenstiftung(en) und der Kindertageseinrichtungen einschließlich des Belegwesens, Führen evtl. Sonderrechnungen, Mitarbeit bei der Erstellung und Überwachung des Haushaltsplans sowie der Jahresrechnung,
4.3.     Unterstützung der Zuständigen bei Baumaßnahmen in den Pfarrkirchenstiftungen,
4.4.    Entgegennahme, Verwaltung und Abrechnung von Messstipendien und Stolarien, Kirchgeld, Kollekten, Spenden und Sammlungen.

5.    Pfarrliche Einrichtungen und Gremien

5.1. Mitarbeit bei der Verwaltung von Einrichtungen der Kirchenstiftungen: z.B. Pfarrzentrum und Jugendheim (Terminvereinbarung, Belegungsplan, Schlüsselverwaltung und -vergabe, Vergabe von Räumen), Kindertageseinrichtung, Pfarrbücherei und Friedhof,
5.2.    Mitarbeit nach Absprache und soweit notwendig bei
5.2.1. Kirchenverwaltung,
5.2.2. Pfarrgemeinderat,
5.2.3. Veranstaltungen und Aktionen der Pfarrei.

6.    Weitergehende Verwaltungsarbeiten

Neben den in den Ziffern 1. bis 5. genannten Aufgaben können weitergehende Verwaltungsaufgaben in folgenden Bereichen übertragen werden:
6.1.    Personalwesen,
6.2.    Kindertageseinrichtungen,
6.3.    Organisation von Revisionen und Visitationen,
6.4.    Friedhofsverwaltung,
6.5.    Liegenschaftsverwaltung.

Protokollnotiz:
Auf Antrag der/des Beschäftigten findet eine individuelle Bewertung der jeweils auszuübenden Tätigkeit statt.

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